Порядок подання сканів трудових книжок до ПФУ затверджено!


12.07.2021

Роботодавці почали в 2020 році сканувати трудові книжки та передавати скани до ПФУ, хоча не було визначено порядку, яким чином це роботи. Керувалися вказівками ПФУ. 

Зі значним запізненням постановою Правління ПФУ від 19.03.2021 № 11-1 затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.
 

Але дивує його лаконічність і надто він куций. Що ж там прописали?

  • Сканувати потрібно всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів
  • Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж
  • Скани повинні бути придатні для сприйняття їх змісту й містити, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб
  • Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником
  • Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником одним із таких способів:
     
    • у вигляді копій, передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
       
    • в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
       
  • Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:
    • найменування роботодавця або ПІБ (за наявності) та ідентифікаційний код;
    • періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
    • переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
    • найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
    • причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частина, стаття закону);
    • вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.

Світлана ЛІСТРОВА,
незалежний експерт з трудового та податкового законодавства

 


◦ Кадрова документація
◦ Трудова книжка
◦ Електронна документація
ДЕМО ДОСТУП