Штатним розписом слід вважати організаційно-розпорядчий документ, що відображає структуру підприємства, установи, організації, чисельність відділів, працівників, а також розмір їхньої заробітної плати.
Штатний розпис як документ не передбачений жодним нормативним актом. Зважаючи на це, він не є обов’язковим документом, проте в роботі підприємства загалом необхідний.
У законодавстві поняття «штатний розпис» наводиться у ч. 3 cт. 64 ГКУ, де вказується, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Формувати штатний розпис мають спільно бухгалтерія та відділ кадрів. Бухгалтерія вносить дані щодо оплати праці, відділ кадрів визначає чисельність та добирає назви посад відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327, професійних обов’язків та потрібної кваліфікації працівників.