Для використання власного автомобіля працівника (як легкового, так і вантажного або автобуса) в господарській діяльності підприємства можуть виникати різні підстави.
Нормативно-правові акти до теми:
— Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VIII (далі — КЗпП);
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ).
Варіанти використання транспортного засобу працівника
Існують три законних варіанти використання власного автомобіля працівника в діяльності підприємства. Це укладення договору: оренди автомобіля; позички автомобіля; використання автомобіля з компенсацією.
Договір оренди автомобіля
Орендувати автомобіль підприємство може як у юридичної, так і у фізичної особи: обмежень з цього приводу чинним законодавством не встановлено.
Підставою для оренди автомобіля працівника є укладений договір оренди транспортного засобу між ним і підприємством. Відповідно до ст. 799 ЦКУ договір оренди транспортного засобу укладається в письмовій формі (частина перша) та підлягає нотаріальному посвідченню, якщо він укладений за участю фізичної особи (ч. 2).
Нормативними документами не встановлено типової форми договору оренди автомобіля, а отже, він складається в довільній формі, з урахуванням загальних вимог, передбачених нормами ЦКУ. До істотних умов договору оренди автомобіля належать: об’єкт оренди (марка та вартість автомобіля); строк, на який укладається договір оренди; розмір орендної плати; форма орендної плати (грошова або натуральна); право передачі орендарем автомобіля в суборенду; ремонт орендованого автомобіля; поліпшення орендованого автомобіля; умови припинення договору оренди автомобіля.
Передавання автомобіля від працівника підприємству слід підтвердити актом приймання-передачі. Він оформляється в довільній формі та є додатком до договору оренди транспортного засобу. Зважаючи на те, що орендодавцем є фізична особа, такий акт складає юридична особа — орендар. В акті необхідно вказати марку автомобіля, модель, рік випуску, колір, номери кузова та шасі, державний реєстраційний номер, вартість автомобіля. Також потрібно зазначити, в якому технічному стані передається автомобіль та чим він укомплектований.
Питання плати за користування орендованим автомобілем регулюється нормами ст. 762 ЦКУ. Зокрема, за домовленістю сторін встановлюється розмір орендної плати та форма оплати — грошова чи натуральна.
Крім установленого розміру орендної плати, договором може бути передбачений її періодичний перегляд або зміна (індексація). Також орендар (у цьому разі підприємство) може вимагати зменшення розміру орендної плати, якщо через не залежні від нього обставини суттєво зменшилася можливість використання автомобіля (ч. 4 ст. 762 ЦКУ). Якщо автомобіль протягом певного часу не використовувався через обставини, за які орендар не відповідає, за цей період він взагалі звільняється від орендної плати (ч. 6 ст. 762 ЦКУ).
Зазвичай у договорі оренди автомобіля визначається й строк сплати орендних платежів. Але якщо цей строк договором не встановлено, то відповідно до ч. 5 ст. 762 ЦКУ орендна плата за користування автомобілем вноситься щомісяця.
Договір використання автомобіля з компенсацією
У КЗпП про компенсацію працівнику за використання в господарській діяльності підприємства його власного автомобіля не згадується. У ст. 125 «Компенсація за зношування інструментів, належних працівникам» КЗпП йдеться лише про інструменти фізичної особи, за зношування яких вона має право одержати компенсацію. Автомобіль — це не інструмент, тому застосовувати вказану норму КЗпП для компенсації за його використання неправильно.
Якщо звернутись до ЦКУ, то домовленість між підприємством та працівником про використання автомобіля та компенсація за це не підпадають під визначення жодного з видів договорів, передбачених цим документом.
З іншого боку, частина перша ст. 6 ЦКУ дає змогу сторонам укладати договори, не передбачені актами цивільного законодавства, але які відповідають загальним засадам цивільного законодавства. Тому якщо сторони домовляться, то можуть укласти й договір компенсації. Оскільки законодавство не регулює порядку укладення такого договору, це дає підприємству право встановити його самостійно у внутрішньому локальному акті.
Існують два підходи до документального оформлення відносин у такому випадку — «договірний» та «за заявою». Тобто можна оформити договір про виплату компенсації за використання автомобіля працівника, в якому встановити розмір компенсації та періодичність її виплати. Також можна не оформляти письмового договору, а на підставі заяви працівника про використання власного автомобіля у службових цілях видати наказ керівника про можливість такого використання та виплату компенсації.
Зважаючи на досвід із практики, найчастіше застосовують саме другий варіант. Він звільняє підприємство від необхідності оформлення низки документів і нотаріального посвідчення договору, а працівник може використовувати автомобіль у неробочий час на свій розсуд, оскільки в такому разі право розпорядження транспортним засобом не переходить до підприємства. Це означає, що акт приймання-передачі автомобіля за договором користування не оформляється.
Документальне оформлення використання автомобіля
Незалежно від того, за яким варіантом підприємство та працівник домовляться використовувати його особистий автомобіль у виробничій діяльності, орендна плата або компенсація має виплачуватися на підставі первинних документів, що підтверджують фактичне використання транспортного засобу та понесені працівником витрати.
У разі укладення договору оренди автомобіля ситуація з документами біль-менш зрозуміла. Сума орендної плати визначається договором: вона виплачується працівнику саме за оренду його автомобіля і не включає компенсацію за використане пальне. Орендна плата, як правило, виплачується на підставі оформленого за підсумками місяця (або іншого періоду, встановленого договором) акта приймання-передачі наданих послуг з оренди автомобіля. І хоча законодавство не вимагає складання такого акта, деякі представники контролюючих органів під час перевірок наголошують на його необхідності для підтвердження витрат.
Придбання та списання пального для орендованого автомобіля відбувається так само, як і для будь-якого власного автомобіля підприємства. Витрати на придбання пального та техобслуговування й ремонт орендованого автомобіля несе підприємство. Навіть якщо працівника направлено у відрядження на власному автомобілі, який він передав підприємству за договором оренди, то за умови надання цим працівником як підзвітною особою підтвердних документів про понесені витрати (чеки з АЗС, де йому заправляли автомобіль, чеки зі СТО, якщо довелося ремонтувати автомобіль, квитанції про оплату стоянки (паркування) або мийки під час відрядження) підприємство має відшкодувати йому такі витрати.
Списання фактично використаних пально-мастильних матеріалів завжди відбувалось на підставі подорожнього листа. Саме цей документ містить дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати пально-мастильних матеріалів, а також підтверджує виробничий характер маршруту прямування транспорту. І хоча на сьогодні наявність подорожнього листа у водія не є обов’язковою, для коректного відображення господарських операцій в обліку, для контролю роботи водія та витрат пального без такого документа важко обійтися.
Законодавчо форму подорожнього листа не встановлено, але це не є перешкодою для того щоб розробити на підприємстві власну форму, взявши за основу «стару» або розробивши свою з усіма необхідними реквізитами. Подорожні листи виписуються на автомобілі, що перебувають на балансі підприємства, в т. ч. на орендовані.
Якщо підприємство виконує поточний ремонт орендованого автомобіля, то понесені витрати мають бути підтверджені актами виконаних робіт (послуг), договорами з виконавцями, банківськими виписками або квитанціями про оплату робіт (послуг).
У разі укладення договору використання автомобіля з компенсацією ситуація з документами складніша. Пов’язано це з тим, що на законодавчому рівні не визначено, що саме входить у поняття «компенсація» (тобто які витрати мають компенсуватися працівнику) та як обчислювати її розмір.
Якщо враховувати всі можливі витрати на автомобіль, сума компенсації може складатися з двох частин:
— компенсація безпосередньо за використання особистого автомобіля працівника в інтересах підприємства;
— компенсація витрат, пов’язаних із його експлуатацією (витрати на заправку, ремонт, стоянку, паркування, мийку тощо).
Конкретно про те, що саме компенсуватиметься працівнику, вказується в наказі керівника підприємства. Як правило, підприємство компенсує працівнику певну суму тільки за використання автомобіля, а всі інші витрати він оплачує за свій рахунок. Але можливий і такий варіант, що працівник самостійно заправляє та ремонтує автомобіль, а підприємство потім відшкодовує йому ці витрати.
Для визначення розміру компенсації особистих витрат працівника на заправку автомобіля, ремонт (у разі його необхідності), паркування тощо необхідні підтвердні документи. Вартість придбаного пального та зазначених послуг працівник може підтвердити чеками з АЗС, СТО, місця паркування.
Ще один важливий момент: подорожні листи виписуються тільки на автомобілі, які обліковуються на балансі підприємства, а оскільки за договором використання автомобіль не передають на баланс підприємства, отже, на нього не можна виписувати подорожні листи.
Чим же ще можна підтвердити пробіг такого автомобіля в разі його використання в господарській діяльності? На нашу думку, для визначення пробігу керівник підприємства може доручити комусь із відповідальних осіб щоразу, коли автомобіль працівника використовується в господарській діяльності, фіксувати показання його спідометра. Кількість використаного бензину можна розрахувати, виходячи із пробігу та затверджених норм використання пального, а списати — на підставі акта, складеного постійно діючою на підприємстві комісією.
Ірина КРАСОВСЬКА,
консультант з питань бухгалтерського та податкового обліку