На гарячу профспілкову лінію звернулися із запитаннями: чи необхідно вносити зміни до штатного розпису в разі зміни назви структурного підрозділу, а також зміни посадового окладу працівників профспілкової організації? Коли такі зміни набирають чинності під час воєнного стану?
Штатний розпис — це письмовий внутрішній документ підприємства (установи, організації), що визначає його організаційну структуру, найменування професій (посад), чисельність персоналу й оклади для кожної професії (посади).
Законодавство не містить прямої вказівки на те, що роботодавець обов'язково повинен складати та затверджувати штатний розпис. Проте, для унормування кадрової роботи на підприємстві, установі, організації, штатний розпис має бути, оскільки дозволяє визначити перелік усіх посад та професій працівників, які необхідні роботодавцю, вакантних посад тощо.
Відповідно до ст. 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Його складають загалом по підприємству (установі, організації).
Штатний розпис – це внутрішній (локальний) документ, у якому зазначені:
- назви структурного підрозділу та посад;
- класифікаційний код посади відповідно до Національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327;
- кількість штатних посад;
- посадовий оклад;
- надбавки та доплати;
- фонд заробітної плати на місяць/рік.
До штатного розпису можуть вноситися зміни в разі:
- ввeдення або виведення штатних одиниць;
- скорочення штату або чисельності;
- змiн розміру пoсадових окладів;
- змiн істотних yмов праці (назв пoсад, розрядів, категорій тoщо);
- на виконання рішення суду про поновлення на посаді, яка була скорочена.
Зміни до штатного розпису можна вносити шляхом затвердження наказом нового штатного розпису або видання наказу про внесення змін до нього.
Обов’язково потрібно зазначати в наказах дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата наказу не завжди зумовлює чинність змін. Це може бути дата видання наказу або інша дата, зафіксована в ньому. Зазвичай набрання чинності змінами визначають із початку календарного місяця.
Щодо штатного розпису профспілкової організації. Зазвичай у Статуті профспілки зазначено, що колегіальний орган, наприклад Президія, затверджує структуру, граничну чисельність апарату організації, а Рада затверджує бюджет організації. У такому випадку для внесення змін до штатного розпису профспілкової організації необхідно спочатку оформити рішення вищезазначених органів відповідно до визначених у Статуті їх повноважень, а потім на підставі цих рішень видати наказ щодо затвердження штатного розпису або змін до нього.
Законодавство не встановлює кількість та періодичність, із якою можна вносити зміни до штатного розпису протягом року. Ці показники залежать від характеру змін.
Якщо до штатного розпису у мирний час вносяться зміни, пов’язані із змінами істотних умов праці, то відповідно до частини третьої ст. 32 КЗпП попередити працівників необхідно не пізніше ніж за два місяці. Під зміною істотних умов праці розуміється зменшення розміру посадових окладів, тарифних ставок, окладів, розрядів, класів, назви посади (професії) тощо.