Відповідно до ст. 29 КЗпП до початку роботи за трудовим договором роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб ознайомити працівника під підпис з умовами праці, правами та обов’язками. Підписання та ознайомлення з наказом є невід’ємною частиною цього процесу.
Якщо роботодавець не видав працівнику копію наказу про прийняття на роботу, головним підтвердженням офіційного працевлаштування є дані з Державного реєстру застрахованих осіб (Пенсійного фонду України).
Нагадуємо роботодавцям, що працівник може самостійно та швидко перевірити свій статус через вебпортал електронних послуг ПФУ.
Авторизуватися там можна за допомогою КЕП (електронного підпису) або Дія.Підпису / BankID. Є доступні дві основні довідки:
- Довідка за формою ОК-5 або ОК-7: у ній відображаються всі суми заробітної плати, з якої сплачено єдиний соціальний внесок (ЄСВ), та страховий стаж. Якщо роботодавець звітує за працівника, ці дані з’являться там автоматично.
- Довідка про трудовий та страховий стаж (додаток 9): прямо підтверджує період роботи на конкретного роботодавця. На тому ж порталі ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка» має з’явитися запис про прийняття вас на роботу. Роботодавець зобов’язаний передавати ці дані до ПФУ.
У мобільному застосунку «Дія» в меню «Послуги» «Довідки та витяги» можна замовити Витяг про трудовий стаж або довідки ОК-5 / ОК-7. Документ формується за кілька хвилин і має таку ж юридичну силу, як і паперовий.
Якщо інформація на порталі ПФУ чи в Дії не відображається, це означає, що роботодавець або не оформлено, або не сплачуються податки (чи не подається звітність).
У такому разі працівник може письмово звернутися до керівництва з заявою надати копію наказу про прийняття на роботу.
Ст. 49 КЗпП прямо зобов’язує роботодавця видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.